Café de especialidad para eventos vs. alquiler de cafetera superautomática de café: qué comparar antes de contratar
Cuando alguien busca “café para mi evento” encuentra dos ofertas que suenan igual: alquilar una máquina automática de café con cafe de especialidad o contratar un servicio de café de especialidad con maquina espresso y barista. No son lo mismo, y la diferencia se nota en la mesa, no solo en la factura.
Antes de pedir presupuesto, conviene saber qué compra cada opción. Si el evento es para menos de 20 personas, una maquina automática con nuestro cafe e insumos complementarios te puede servir. Si el evento es para mas de 30 personas, puedes contractar el set barista y montamos un rincón de cafe de especialidad, incluyendo el barista. Será un rincon completo con maquina, molino, vasos, leche, bebidas vegetales con opción de bollería saludables.
La opción de servicio completo ofrece una experiencia en café y genera conexión inmediata. Al probar una bebida de café preparado por profesionales le ofrece una experiencia inolvidable.
Qué es el alquiler de máquina de café para eventos
Es el modelo que más se ve en el mercado. El proveedor elige una máquina según el número de asistentes (espresso, cápsulas, percolador o dispensador), la lleva, la instala y la recoge cuando termina el evento. El paquete suele venir con vajilla, azúcar, servilletas y, a veces, soporte técnico por si el equipo falla a media mañana.
En los caterings tradicionales el café casi siempre es molido o soluble estándar, amargos. Sin preocuparse por la calidad de la bebida, leche e insumos.
Se ha comprobado que tener un servicio de cafe especial con atención de un barista, o hasta mismo una maquina superautomatica con nuestro café especial, tostado especialmente para tu evento, llama mucho la atención para un servicio integral de calidad, los clientes si quedan más tiempo, teniendo mas posibilidad de cerrar propuestas en tu evento.
Qué es el café de especialidad para eventos
Aquí se contrata algo distinto: Nos centramos en la calidad de los ingredientes, el cafe especial es un café puro, sin defectos en taza (toxinas) donde sale una bebida que es una experiencia sensorial preparado por barista certificado SCA, que si ha formado en nuestra academáa SCA, que prepara cada taza en el momento, con grano de especialidad seleccionado, leche fresca y bebidas vegetales, bajo el mismo criterio técnico que se enseña en los cursos presenciales de la escuela y cursos de barista. Nosotros no abrimos mano de la calidad de los ingredientes, nuestros diferencial.
Selecionamos los cafes directo de la finca y tostamos en Madrid.
La máquina es la misma en los dos modelos. Lo que cambia es quién está detrás y qué sabe.
La comparativa, punto por punto
| Criterio | Alquiler de máquina de café | Café de especialidad para eventos |
|---|---|---|
| Qué contratas | Un equipo más logística de montaje | Equipo, café especial y servicio de barista |
| Quién prepara el café | Autoservicio | Barista certificado SCA |
| Origen y calidad del grano | Café en grano blend para máquinas | Café de especialidad, origen trazable |
| Experiencia para el invitado | Funcional | Interactiva: personalizada, latte art, conversación sobre el café, conexiones y negocios. |
| Qué transmite de tu marca | Un servicio de apoyo más | Un estándar de calidad y conexión |
Cuándo tiene sentido cada modelo
El alquiler estándar no está mal. Simplemente resuelve otro problema. Si el café es un gesto de cortesía en una reunión de veinte personas, Quizas este es tu opción, podemos atenderte con el diferencial de que el café , leche y bollerias saludables es el mejor del mercado, ofreciendo una experiencia al cliente de coffeebreak
El café de especialidad para eventos tiene sentido cuando el café representa a la marca: una feria donde compites por atención en el pasillo, un congreso con decisores entre el público, una activación donde el detalle pesa tanto como el producto que presentas. Ahí, un café flojo en vaso de cartón resta tanto como una mala señalética.
Aquí el presupuesto no es la pregunta que importa. La pregunta es qué necesita transmitir el evento.
Cuatro preguntas antes de contratar
- ¿Que tipo de evento? Feria, congresos, reuniones, coffeebreak, bodas, cumpleaños, despedidas…
- ¿Cuantas personas? Fundamental para tenerlo todo controlado y organizado con servicio de apoyo durante todo el evento.
- ¿Qué pasa si el aforo cambia o el evento se alarga?
- Debemos tener servicio de apoyo y tenerlo planteado con anterioridad.
- ¿Puedo tener personalizados con mi logo? La personalización requiere que el evento este cerrado con mínimo de 4 semanas de antelación y pago previo.
El café de un evento también merece ser café de especialidad. No es un extra decorativo: es una experiencia que representa a quien lo ofrece.
Josiana Bernardes, fundadora de IDCOFFEELAB
En IDCOFFEELAB aplicamos el mismo estándar SCA que respalda la formación presencial y la consultoría de la escuela. Si tienes una feria, un congreso o una activación de marca en el calendario, en el servicio de café para eventos están todos los detalles, marcamos una llamada para atenderte y orientarte según nuestra experiencias.
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